Dezernat 6

Veranstaltungen von externen Veranstaltenden

Abteilung 6.2

Veranstaltungen von externen Veranstaltenden an der RPTU in Kaiserslautern

Wir laden SIE ein!

Schulungsangebot

Inhouse-Seminar „Sachkundige Aufsichtsperson für Veranstaltungen an der RPTU“ am Campus Landau und Kaiserslautern.

Die nächsten Schulungstermine im Überblick:

Am Campus LandauAm Campus Kaiserslautern
18.03 + 19.03.202417.04. + 18.04.2024
24.06. + 01.07.202413.05. + 14.05.2024

Alle Informationen zur Schulung und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier.

JETZT ANMELDEN!

Sie möchten als externe Veranstaltende eine Sonderveranstaltung am Standort Kaiserslautern durchführen?

Das Veranstaltungsmanagement freut sich auf Ihre Anfrage!
Zunächst die wichtigesten Informationen für Sie als Veranstaltende:

Was ist eine Sonderveranstaltung und wieso muss sie angezeigt werden?

Zu den Sonderveranstaltungen zählen alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Lehrbetriebs.
Grundsätzlich müssen alle Sonderveranstaltungen beim Veranstaltungsmanagement angezeigt werden, damit die Einhaltung der rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen durch die Betreibenden und Veranstaltenden sichergestellt werden können.

Und so geht's ►

Der Veranstaltungsprozess der RPTU in Kaiserslautern
Hinweis

Um das Stattfinden Ihrer Veranstaltungen zu garantieren, benötigen wir Ihre Zusammenarbeit und Unterstützung. Je nach Veranstaltungsart ist eine kürzere oder längere Vorlaufzeit notwendig. Aus diesem Grund sollte die Anzeige einer Sonderveranstaltung so früh wie möglich ausgefüllt und abgeschickt werden. Im besten Fall mind. 8 Wochen vor der Veranstaltung.
Nichtsdestotrotz können Sie sich mit Ihren Fragen zum Prozess, zur Realisierbarkeit Ihrer Veranstaltung etc. gerne an uns wenden. Wir unterstützen und beraten Sie gern.

So geht's!

1.

Füllen Sie die Anzeige einer Sonderveranstaltung 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn aus.
Achten Sie hierbei auf die Raumverfügbarkeit  (Unter diesem Link finden Sie alle Räume, die für eine Veranstaltung zur Verfügung stehen und Sie können die Verfügbarkeit checken.).
Sollten Sie Probleme, Schwierigkeiten oder Fragen beim/zum Ausfüllen der Anzeige haben, kontaktieren Sie gerne unsere Ansprechpersonen der Veranstaltungsadministration und des Raummanagements (VARM-KL).

Bitte beachten Sie den Hinweis zur zeitnahen Anzeige Ihrer Veranstaltung. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

2.Je nach Veranstaltung ist ein Vorgespräch notwendig. Bei Bedarf wird an dieser Stelle VARM-KL und/oder die Veranstaltungssicherheit und -technik (VAST-KL) auf Sie zukommen.
3.VARM-KL bereitet den Vertrag zur Raumüberlassung vor und schließt diesen mit Ihnen ab.
4.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit über ein Bestellformular weitere Dienstleistungen für Ihre Veranstaltung in Anspruch zu nehmen. Hierfür wird Ihnen das "Bestellformular für zusätzliche Dienstleistungen" zugeschickt. Dieses füllen Sie bitte zeitnah aus und schicken es spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn an VARM-KL zurück. So ist eine rechtzeitige Weiterleitug von VARM-KL an die internen Dienstleistern garantiert. Die weitere Abstimmung mit den internen Dienstleistern übernehmen Sie eigenverantwortlich.

Sie benötigen weitere Unterstützung oder haben noch Fragen? Melden Sie sich bei uns, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!
Darüber hinaus können Sie die RPTU-eigene proCampus GmbH mit der Veranstaltungsorganisation beauftragen.

Kontakt

Kern-Erreichbarkeit
In der Regel

Mo - Do
9 -12 Uhr
13 - 15 Uhr 

Fr
9 - 12 Uhr

 

Kaiserslautern

VAO:
Veranstaltungsorganisation
proCampus GmbH
vao(at)procampus.de

VARM-KL:
Veranstaltungsadministration und Raummanagement
Abt. 6.2
dezernat6-varm-kl(at)rptu.de

VAST-KL:
Veranstaltungssicherheit und -technik
Abt. 6.2
dezernat6-vast-kl(at)rptu.de

 

Landau

VAO:
Veranstaltungsorganisation
proCampus GmbH
vao(at)procampus.de

VARM-LD:
Veranstaltungsadministration und Raummanagement
Abt. 6.2
raumplan-ld(at)rptu.de

 

Wichtige Infos

Sollten Sie eine wissenschaftliche Tagung / einen Kongress / ein Symposium / einen Workshop oder eine ähnliche Weiterbildungsveranstaltung planen und durchführen wollen, bitten wir Sie, sich hier unter dem Punkt "Wissenschaftliche Veranstaltungen" auf der Webseite der Finanzabteilung zu informieren und das notwendige Formular auszufüllen.

Für die Nutzung der Räumlichkeiten an der RPTU in Landau gelten folgende Bedingungen.
► Nutzungsbedingungen LD

Für die Nutzung der Räumlichkeiten an der RPTU in Kaiserslautern gelten folgende Bedingungen.
► Überlassungsbedingungen KL

Die 3 Säulen des Veranstaltungsmanagements der RPTU in Kaiserslautern

VAO

Veranstaltungsorganisation


...durch die RPTU eigene proCampus GmbH

  • Koordination der Veranstaltungs-organisation, inkl. Teilnehmer-management
  • Abstimmung mit RPTU-internen Dienstleistern
  • Beauftragung externer Dienstleister
  • Online Verkauf von Tickets

VARM-KL

Veranstaltungsadministration & -raummanagement


  • Raummanagement und -reservierungen
  • Vertragsmanagement
  • Plakatgenehmigungen

VAST-KL

Veranstaltungssicherheit & -technik


  • Gefährdungsbeurteilung
  • Erstellung von Sicherheitskonzepten
  • Aufsicht von Veranstaltungen nach VStättVO
  • Technische Beratung und Betreuung
  • Verleih von Veranstaltungstechnik