Le projet de système de gestion des documents (DMS) a également été lancé, tout comme l'e-procurement/l'e-attribution, comme l'un des premiers projets e-service de 2018. L'objectif était d'acquérir un système de gestion documentaire (DMS) qui soit en principe adapté à tous les domaines (administration, institutions centrales, enseignement & recherche) de la RPTU. Les domaines fonctionnels suivants, entre autres, devaient être couverts :

• Saisie de documents par numérisation manuelle ou par lots avec reconnaissance de texte OCR.
• Classement des documents avec protection contre les révisions et archivage à long terme
• Indexation des documents et versionnement des documents
• Représentation de dossiers électroniques et de plans de classement
• Traitement des processus dans le sens d'une gestion flexible des flux de travail avec des étapes de validation et d'approbation
• Connexion de diverses procédures spécialisées et préliminaires des domaines de l'administration et de l'enseignement & de la recherche via des interfaces génériques.
• Prise en charge des terminaux mobiles.

La mise en production du DMS est en principe effectuée et est utilisée entre autres pour le classement des factures électroniques. Actuellement, les dernières formations d'introduction sont en cours dans les départements afin d'achever le déploiement du DMS dans les départements et l'administration d'ici fin 2023. Les services centraux devraient alors être mis en production au premier trimestre 2024. Parallèlement aux activités de roll-out, le domaine des fonds de tiers, entre autres, se trouve en phase de test de migration des dossiers de stock correspondants. Les tests devraient être terminés d'ici la fin de l'année 2023, afin que l'ensemble des dossiers de fonds de tiers soit disponible dans le DMS au premier trimestre 2024. D'autres structures de dossiers avec des dossiers d'inventaire migrés, entre autres pour le personnel et la promotion, doivent être ajoutées en 2024.

Direction du projet : M. Janek Stave (Externe : GrantThornton)