Das Projekt Dokumentenmanagementsystem (DMS) wurde ebenfalls wie die E-Beschaffung/E-Vergabe als eines der ersten E-Service Projekte 2018 gestartet. Ziel war die Beschaffung eines Dokumenten-Management Systems (DMS), welches für alle Bereiche (Verwaltung, zentrale Einrichtungen, Lehre & Forschung) der RPTU grundsätzlich geeignet ist. Hierbei sollten u.a. folgende Funktionsbereiche abgedeckt werden:

• Erfassung von Dokumenten durch manuellen oder Stapelscan mit OCR-Texterkennung
• Revisionssichere Dokumentenablage und Langzeitarchivierung
• Dokumenten-Verschlagwortung und Dokumenten-Versionierung
• Abbildung elektronischer Akten und Aktenpläne
• Vorgangsbearbeitung im Sinne einer flexiblen Workflowsteuerung mit Freigabe- und Genehmigungsschritten
• Anbindung diverser Fach- und Vorverfahren aus den Bereichen Verwaltung sowie Lehre & Forschung über generische Schnittstellen
• Unterstützung mobiler Endgeräte.

Die Produktivsetzung des DMS ist grundsätzlich erfolgt und wird unter anderem für die Ablage der elektronischen Rechnungen genutzt. Aktuell laufen die letzten Einführungsschulungen in den Fachbereichen, um den Roll Out des DMS in den Fachbereichen und der Verwaltung bis Ende 2023 abzuschließen. Die zentralen Einrichtungen sollen dann im ersten Quartal 2024 produktiv gesetzt werden. Parallel zu den Roll-Out-Aktivitäten befindet sich u.a. der Bereich Drittmittel in der Testmigration der entsprechenden Bestandsakten. Die Tests sollen bis Ende 2023 abgeschlossen werden, um im ersten Quartal 2024 die komplette Drittmittelakte im DMS zur Verfügung zu stellen. Weitere Aktenstrukturen mit migrierten Bestandsakten u.a. für Personal und Promotion sollen im Jahr 2024 hinzukommen

Projektleitung: Herr Janek Stave (Extern: GrantThornton)