Afin de garantir un déroulement ordonné des travaux du projet, des rôles et des organes ont été définis, qui sont en relation hiérarchique les uns avec les autres. Les besoins en matière de décision sont en principe signalés de bas en haut et les décisions sont communiquées de haut en bas.

Comité de pilotage des projets de numérisation (LA DP)

Le comité de pilotage constitue l'organe de décision supérieur et donc la dernière instance d'escalade. Il définit le cadre stratégique du projet global et prend les décisions stratégiques au niveau du projet global et des projets individuels. Il est responsable du suivi et du contrôle de l'avancement du projet global et des objectifs qui y sont liés, ainsi que des décisions relatives aux thèmes d'escalade.

Le comité de pilotage se réunit en général toutes les six à huit semaines et se compose des membres suivants :

• Président - Prof. Dr. Arnd Poetzsch-Heffter
• Vice-président pour les études et l'enseignement (campus de Kaiserslautern) - Monsieur Dr. rer. nat. Stefan Löhrke
• Vice-président pour la recherche (campus Landau) - Prof. Dr. Klaus Schwenk
• Chancelier - Monsieur Stefan Lorenz
• Directeur du RHRZ - Monsieur Prof. Dr. Nicolas Gauger
• Membre du conseil d'administration du RHRZ - Engelbert Niehaus
• Membre du conseil d'administration du RHRZ - Monsieur Prof.

La coordination générale du projet (CGP) et le pilotage général du projet (GPSt) ainsi que des invités spécifiques participent au Jour fixe du Comité de pilotage à titre consultatif.

Coordination générale du projet (CGP)

En tant qu'organe central de décision, la coordination générale du projet assume la responsabilité opérationnelle de l'ensemble du projet. Elle regroupe les informations des projets individuels et agit sur l'avancement du portefeuille de projets. En outre, elle assure le flux d'informations entre le comité de pilotage et les projets ainsi que la coordination entre les domaines de projet.

La coordination générale des projets se réunit chaque semaine et se compose des membres suivants :

• Représentant du chancelier - M. Kurt Sendldorfer
• Directrice adjointe du RHRZ - Mme Dr. Inga Scheler

Le pilotage global du projet (GPSt) ainsi que des invités spécifiques participent au Jour fixe de la coordination globale du projet à titre consultatif.

Pilotage global du projet (GPSt)

Le pilotage global du projet sert d'interlocuteur central et d'animateur pour les différents projets et d'interface avec les organes de projet. Il lui incombe en particulier de soutenir l'élaboration des documents de gestion de projet, tels que les rapports d'état, les modèles de décision, etc., de soutenir la préparation, la réalisation et le suivi des réunions des comités et de veiller au respect des règlements de projet. Le pilotage global du projet établit un rapport d'état global mensuel sur le projet global "Projets de numérisation" à partir des rapports des chefs de projet.

Mandant (AG)

Le mandant assume la responsabilité de l'avancement d'un projet individuel. Il mandate une direction de projet pour sa mise en œuvre. Ce rôle est notamment chargé de mettre à disposition les ressources humaines spécialisées pour la mise en œuvre du projet, de décider des mesures correctives éventuellement nécessaires dans le projet et de décider de la représentation des exigences spécialisées dans le cas de variantes ayant des répercussions importantes.

Direction de projet (PL)

Les chefs de projet sont responsables de l'avancement du projet concerné. Elles assurent le pilotage opérationnel dans les projets et la direction technique de l'équipe de projet concernée. Les directions de projet établissent des rapports d'état mensuels sur leur projet.

Dans le cadre du Jour fixe des projets, les directions de projet se concertent avec leur équipe de projet.