Gremien

Zur Sicherstellung eines geordneten Ablaufs der Projektarbeiten wurden Rollen und Gremien definiert, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen. Die Entscheidungsbedarfe werden grundsätzlich von unten nach oben gemeldet und die Entscheidungen werden von oben nach unten kommuniziert. Sofern innerhalb des Gesamtvorhabens keine abschließende Befassung möglich ist, können Entscheidungsbedarfe an das Präsidium der RPTU weitergegeben werden.

Der Lenkungsausschuss bildet das oberste strategische Entscheidungsgremium und somit auch die letzte Eskalationsinstanz innerhalb des Gesamtvorhabens. Er trägt die strategische Gesamtverantwortung für das Gesamtvorhaben und entscheidet über die Freigabe großer Digitalisierungsprojekte. In seiner Verantwortung liegen die Bewertung des Projektportfolios und der Zielerreichung auf Grundlage der durch die GPK vorgelegten Berichte sowie die Entscheidungen über strategische, wesentliche oder an ihn eskalierte Sachverhalte.

Der Lenkungsausschuss tagt i.d.R. alle sechs bis acht Wochen und setzt sich aus folgenden stimmberechtigten Mitgliedern zusammen:

Die Gesamtprojektkoordination trägt als zentrales operatives Entscheidungs- und Priorisierungsgremium die operative Verantwortung für das Gesamtvorhaben. Sie bündelt die Informationen der Einzelprojekte und wirkt auf das Voranschreiten des Projektportfolios hin. Sie entscheidet über neue Projektvorschläge und gibt kleine Digitalisierungsprojekte frei. Ferner sorgt sie für den Informationsfluss zwischen dem Lenkungsausschuss und den Projekten sowie für die Abstimmung zwischen den Projektbereichen.

Die Gesamtprojektkoordination tagt wöchentlich und setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

Gesamtprojektsteuerung (GPSt)

Die Gesamtprojektsteuerung dient als zentraler Ansprechpartner und Kümmerer für die einzelnen Projekte und als Schnittstelle zu den Projektgremien. Ihr obliegt insbesondere die Vorprüfung und Qualitätssicherung von Projektdokumenten, wie Projektvorschlägen, Statusberichten, Entscheidungsvorlagen etc., die methodische Unterstützung der Projekte, die Vorbereitung und Nachbereitung von Gremienterminen sowie die Pflege von Projektlandkarte und Projekt-Pipeline. Zudem ist sie erste Anlaufstelle für neue Ideen und Bedarfe zur Digitalisierung. Die Gesamtprojektsteuerung erstellt aus den Berichten der Projektleitungen einen monatlichen Gesamtstatusbericht zum Gesamtvorhaben „Digitalisierungsprojekte“.

Die Projektleitungen tragen die operative Verantwortung für Planung, Durchführung und Steuerung des jeweiligen Projekts. Sie übernehmen die operative Steuerung in den Projekten und die fachliche Führung des jeweiligen Projektteams. Die Projektleitungen erstellen monatliche Statusberichte zu ihrem Projekt.

Im Rahmen des Jour fixe der Projekte stimmen sich die Projektleitungen mit ihren Projektteams ab.

Product Owner (PO)