Zur Sicherstellung eines geordneten Ablaufs der Projektarbeiten wurden Rollen und Gremien definiert, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen. Die Entscheidungsbedarfe werden grundsätzlich von unten nach oben gemeldet und die Entscheidungen werden von oben nach unten kommuniziert.

Lenkungsausschuss Digitalisierungsprojekte (LA DP)

Der Lenkungsausschuss bildet das oberste Entscheidungsgremium und somit auch die letzte Eskalationsinstanz. Er legt den strategischen Rahmen des Gesamtvorhabens fest und trifft strategischen Entscheidungen auf Ebene des Gesamtvorhabens und der Einzelprojekte. In seiner Verantwortung liegen die Überwachung und die Kontrolle des Fortschritts des Gesamtvorhaben und der damit verbundenen Projektziele sowie die Entscheidungen über Eskalationsthemen.

Der Lenkungsausschuss tagt i.d.R. alle sechs bis acht Wochen und setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

• Präsident - Herr Prof. Dr. Arnd Poetzsch-Heffter
• Vizepräsident für Studium und Lehre (Campus Kaiserslautern) - Herr Dr. rer. nat. Stefan Löhrke
• Vizepräsident für Forschung (Campus Landau) - Herr Prof. Dr. Klaus Schwenk
• Kanzler - Herr Stefan Lorenz
• Leiter RHRZ - Herr Prof. Dr. Nicolas Gauger
• Mitglied des Leitungsrates RHRZ - Herr Prof. Dr. Engelbert Niehaus
• Mitglied des Leitungsrates RHRZ - Herr Prof. Dr. Norbert Wehn

In beratender Funktion nehmen am Jour fixe Lenkungsausschuss die Gesamtprojektkoordination (GPK) und die Gesamtprojektsteuerung (GPSt) sowie themenspezifisch geladene Gäste teil.

Gesamtprojektkoordination (GPK)

Die Gesamtprojektkoordination trägt als zentrales Entscheidungs- und Beschlussgremium die operative Verantwortung für das Gesamtvorhaben. Sie bündelt die Informationen der Einzelprojekte und wirkt auf das Voranschreiten des Projektportfolios hin. Ferner sorgt sie für den Informationsfluss zwischen dem Lenkungsausschuss und den Projekten sowie die Abstimmung zwischen den Projektbereichen.

Die Gesamtprojektkoordination tagt wöchentlich und setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:

• Vertreter des Kanzlers - Herr Kurt Sendldorfer
• Stellvertretende Leiterin RHRZ - Frau Dr. Inga Scheler

In beratender Funktion nehmen am Jour fixe Gesamtprojektkoordination die die Gesamtprojektsteuerung (GPSt) sowie themenspezifisch geladene Gäste teil.

Gesamtprojektsteuerung (GPSt)

Die Gesamtprojektsteuerung dient als zentraler Ansprechpartner und Kümmerer für die einzelnen Projekte und als Schnittstelle zu den Projektgremien. Ihr obliegt insbesondere Unterstützung bei der Erstellung von Projektmanagementdokumenten, wie Statusberichten, Entscheidungsvorlagen etc., die Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremienterminen sowie die Überwachung der Einhaltung der Projektregulatorien. Die Gesamtprojektsteuerung erstellt aus den Berichten der Projektleitungen einen monatlichen Gesamtstatusbericht zum Gesamtvorhaben "Digitalisierungsprojekte“.

Auftraggeber (AG)

Der Auftraggeber übernimmt die Verantwortung für das Fortschreiten eines einzelnen Projekts. Er beauftragt zu dessen Umsetzung eine Projektleitung. Der Rolle obliegt insbesondere die Bereitstellung der personellen fachlichen Ressourcen zur Umsetzung des Projekts, die Entscheidung über ggf. notwendige Korrekturmaßnahmen im Projekt sowie die Entscheidung zur Abbildung fachlicher Anforderungen im Fall von Varianten mit weitreichenden Auswirkungen.

Projektleitung (PL)

Die Projektleitungen tragen die Verantwortung für das Fortschreiten des jeweiligen Projekts. Sie übernehmen die operative Steuerung in den Projekten und die fachliche Führung des jeweiligen Projektteams. Die Projektleitungen erstellen monatliche Statusberichte zu ihrem Projekt.

Im Rahmen des Jour fixe der Projekte stimmen sich die Projektleitungen mit ihren Projektteams ab.