Office Day 2017 der TU Kaiserslautern
Rundum zufrieden waren die Organisatorinnen des Sekretariate-Netzwerks der RPTU mit dem Verlauf des 3. Office Day Rheinland-Pfalz am 26. September 2017, der unter dem Motto „Durch Netzwerke gemeinsam Horizonte erweitern“ stand. 95 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus zahlreichen rheinlandpfälzischen Hochschulen, auch über die Landesgrenzen hinaus, aus Saarbrücken, Kassel, Duisburg und Frankfurt an der Oder, waren angereist. Das erst im April 2016 an der TU Kaiserslautern gegründete Sekretariate-Netzwerk setzte dieses wichtige Tagungsangebot in Kaiserslautern fort, um Hochschulsekretärinnen und -sekretären eine Plattform für den gemeinsamen Austausch von aktuellen Informationen, Erfahrungen und Ideen anzubieten. Die Vorbereitungen für diesen 3. Office Day waren eine zusätzliche Herausforderung neben der „eigentlichen Arbeit“. Der Zusammenhalt der Kolleginnen in der Vorbereitung war vorbildlich und es hat allen Organisatorinnen großen Spaß gemacht diesen Tag zu planen, Ideen zu sammeln und zu verwirklichen.
Vom Anfang an wurde die Veranstaltung von der Hochschulleitung unterstützt und dadurch die Ausrichtung dieser Tagung ermöglicht. Stefan Lorenz, Kanzler der RPTU ließ es sich nicht nehmen, persönlich ein Grußwort an die Tagungsteilnehmer zu richten. Grüße per Videobotschaft kamen von Malu Dreyer, Ministerpräsidentin von Rheinland-Pfalz.
Mit ihrem Impulsvortrag „Durch Vernetzung Ideen und Synergien generieren“ stellte
Mit ihrem Impulsvortrag „Durch Vernetzung Ideen und Synergien generieren“ stellte Rosemarie Wollscheid vom Sekretärinnen Netzwerk der Universität Trier praktische Erfahrungen aus ihrer langjährigen Netzwerkarbeit vor: „Einzelkämpfer sind immer weniger gefragt, sondern die Zusammenarbeit im Team wird in Zukunft dominieren. Dies erklärt die wachsende Bedeutung so genannter „Soft Skills“ wie soziale Kompetenz, Fähigkeit zur Problemlösung, Mobilität und Flexibilität“.
Positiv angenommen wurden die vier Workshop-Themen. Durch die erstmals mögliche Auswahl von zwei Workshops je Teilnehmer, konnten alle viele Ideen und neue Erkenntnisse mitnehmen. Freie Angebote gab es in der Mittagspause, wie Besichtigung auf der Aussichtsplattform des Verwaltungsgebäudes der RPTU mit Panoramablick über den Campus, eine Führung durch den Kräutergarten des Botanischen Gartens der RPTU oder Bewegungs- und Entspannungsprogramm vom UNISPORT. Für alle Teilnehmer gab es eine Kräuterpflanze als „give away“. Eine gelungene Veranstaltung bei der sich das SNW und die TU Kaiserslautern bestens präsentieren konnten.
Workshop 1
Datensicherheit in der Praxis: Wie funktioniert eigentlich E-Mail und wie sicher ist die elektronisch versandte Post?
Im heutigen Büroalltag ist E-Mail mittlerweile die Standardanwendung für die schnelle elektronische Kommunikation. Leider gibt es aber einige Probleme im Zusammenhang mit E-Mail: Werbemails verstopfen den Posteingang und müssen mühsam aussortiert werden, Nachrichten mit Schadsoftware im Anhang versuchen den PC mit Viren oder Trojanern zu infizieren, Phishing-Mails wollen zur Preisgabe von sensiblen Daten verführen. Woher kommen diese Nachrichten? Welchen E-Mails kann man trauen? Wie vertraulich ist eine E-Mail?
In dem Workshop soll die Funktionsweise von E-Mail erläutert werden. Die Teilnehmer vollziehen die Stationen einer Nachricht auf dem Weg vom Sender zum Empfänger nach und erfahren, an welchen Stellen dieses Prozesses Angriffe möglich sind. Dadurch werden die Teilnehmer in die Lage versetzt, die Vertrauenswürdigkeit einer E-Mail besser beurteilen zu können. Außerdem sollen die Grundlagen der Verschlüsselung von E-Mails und den damit verbunden Problemen besprochen werden.
Michael Neufing, Fachinformatiker (Hier finden Sie die Unterlagen zum Workshop vom Office Day am 26.09.2017)
Regionales Hochschulrechenzentrum RPTU
Workshop 2
Respektvoller Umgang miteinander: Konflikten konstruktiv begegnen, Aggressionen eindämmen, Strategien entwickeln
In Sekretariaten treffen verschiedenste Personen mit den unterschiedlichsten Anliegen aufeinander. Der Umgang miteinander steht im Vordergrund der Arbeit. Sekretärinnen und Sekretäre sind dabei auch mit Personen im Kontakt, die nicht immer den richtigen Ton treffen und die im Extremfall übergriffig werden. In dem Kurz-Workshop werden solche Situationen angesprochen sowie Strategien besprochen, wie damit umgegangen werden kann. Zu Beginn werden in einem Kurzvortrag Definitionen und Diskussionen über Arten von Konflikten, Übergriffe und Mobbing vorgestellt. Anschließend haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, eigene Erfahrungen einzubringen und diese zu diskutieren.
Dr. Cornelia Rövekamp, Diplom-Psychologin (Hier finden Sie die Unterlagen zum Workshop vom Office Day am 26.09.2017)
Stabsstelle Integration der Geschlechterperspektive in die Fachbereiche RPTU
Workshop 3
„Stress lass‘ nach!“ – Impulse für effektives Stressmanagement Lösungsansätze zur gezielten Selbstveränderung
Kurz innehalten, sich zurücknehmen, Kopf frei bekommen… Zur Bewältigung, Vermeidung und Prävention von Stress im Arbeitsalltag hin zu einer persönlichen Work-Life-Balance dienen Methoden des personen- und bedingungsbezogenen Stressmanagements. Im Workshop werden gemeinsam Stressfaktoren identifiziert, Selbstreflexion geübt und effektive Lösungsansätze für eine gezielte Selbstveränderung diskutiert.
(Hier finden Sie die Unterlagen zum Workshop vom Office Day am 26.09.2017)
(Hier finden Sie die Medienliste zum Workshop vom Office Day am 26.09.2017)
Dr. Isa-Dorothe Eckstein
Lehrgebiet Pädagogik/DISC, RPTU
Workshop 4
Gesunde Ernährung am Arbeitsplatz: Smoothie-Rezepte in Kleingruppen selbst herstellen und verkosten, Hintergrundwissen
Trinken ist ein elementares Thema der Ernährung und die tägliche Leistungskurve wird dadurch stark beeinflusst. Im Workshop werden Getränke aller Art unter die Lupe genommen und über versteckten Zucker informiert. Es wird Hintergrundwissen über die Bestandteile von Smoothies vermittelt und deren Herstellung und Zutaten vorgestellt. Die Teilnehmer können verschiedene Rezepte ausprobieren, die dann in der Gruppe verkostet werden.
(Hier finden Sie die Unterlagen zum Workshop vom Office Day am 26.09.2017)
Pro Workshop ist die Teilnehmeranzahl auf 15 Personen beschränkt.
Mitarbeiterin der Firma Sonja Habermann, Gesundheitstraining Ernährung
im Auftrag der Techniker Krankenkasse