Veranstaltungsmanagement in Zeiten von Corona

Die Corona-Pandemie rüttelte nicht nur die Bereiche Forschung und Lehre an der TUK auf. Auch Sonderveranstaltungen konnten aufgrund der aktuellen Situation nicht wie geplant durchgeführt werden. Ausgerechnet im Jubiläumsjahr der TUK mussten zahlreiche Sonderveranstaltungen verlegt, oder im schlimmsten Fall komplett abgesagt werden.

Seit Januar 2019 gibt es das gemeinsame Veranstaltungsmanagement der Hauptabteilung Z.2 und der TUK-eigenen proCampus GmbH. Im Zuge des neuen Prozesses wurde das Angebot für die Fachbereiche und zentralen Einrichtungen der TUK, neben dem bereits bestehenden Angebot der Veranstaltungssicherheit und -technik (VAST) und der Veranstaltungsadministration und Raummanagement (VARM), um den Bereich Veranstaltungsorganisation (VAO) – abgewickelt durch die proCampus GmbH – erweitert und zentral zur Verfügung gestellt. Veranstalter haben damit die Möglichkeit, organisatorische Tätigkeiten rund um ihre Veranstaltung abzugeben und sich schwerpunktmäßig um die Inhalte und Gäste zu kümmern. Auch ist der Verkauf von Tickets für Tagungen und Konferenzen über den proCampus-eigenen Webshop möglich, der die elektronische Bezahlung via PayPal und Kreditkarte ermöglicht. „Die Rückmeldungen aus den Fachbereichen und zentralen Einrichtungen waren enorm positiv. Wir hatten keine Zeit, Eigenwerbung für den neu gestalteten Prozess für Sonderveranstaltungen zu betreiben, da wir mit Anfragen überrannt wurden. Damit hätten wir zu Beginn nie gerechnet“, berichtet Manuela Schmidt, stellvertretende Geschäftsführerin von proCampus. Allein im letzten Jahr konnten über 450 Sonderveranstaltungen über den neuen Prozess angemeldet und abgewickelt werden.

Doch mit Einzug der Corona-Pandemie musste der Großteil der Sonderveranstaltungen verlegt oder komplett abgesagt werden. „Die zu Beginn herrschende, undurchsichtige Lage erschwerte die Planung von Veranstaltungen extrem, doch dank der engen Zusammenarbeit aller Beteiligten, konnten wir zügig einen internen „Corona-Prozess“ entwickeln und zielgerichtet umsetzen“ so Verena Bläser, Leiterin der Abteilung Z.2 Campusmanagement.

Ein sicheres und zukunftsfähiges Angebot liegt allen Verantwortlichen des Veranstaltungsmanagements sehr am Herzen. So haben sich einzelne Mitarbeiter*innen in den Themengebieten Hygiene und Sicherheitsmaßnahmen bei Veranstaltungen in einem 2-tägigen Onlineseminar intensiv weitergebildet. Simone Müller aus dem Bereich Veranstaltungssicherheit und -technik (VAST) erklärt: „Uns war schnell klar, dass wir uns auf die neue Situation vorbereiten müssen. Die Veranstalter sollen sich weiterhin auf unsere Expertise verlassen und ihre Veranstaltungen sorgenfrei planen können.“

Immer gefragter sind derzeit digitale oder sogenannte hybride Veranstaltungsformate, die den Vorteil bieten, (relativ) unabhängig von den Entwicklungen der Corona-Pandemie stattfinden zu können. „Wir sind aktuell alle noch dabei, zu lernen, welche technischen und organisatorischen Herausforderungen es bei digitalen und hybriden Veranstaltungen zu meistern gilt. Deswegen passen wir unseren Prozess kontinuierlich an die neuen Gegebenheiten an. Neuerdings sind auch die Kolleg*innen des e-Teaching Service Centers bei Beratungsgesprächen mit den Veranstaltern  und in den Prozess von digitalen und hybriden Veranstaltungen involviert“, führt Julia Germann, Geschäftsführerin von proCampus aus.

Seit Mitte September können – abhängig von den geltenden Bestimmungen und Verordnungen – auch wieder Sonderveranstaltungen in Präsenz stattfinden. Diese bedürfen aktuell einer Genehmigung, die über die Anzeige einer Sonderveranstaltung automatisch beantragt wird. „Um eine Sonderveranstaltung in Präsenz zu genehmigen, ist es wichtig, dass die Veranstalter uns kurz und prägnant die geplanten Hygienemaßnahmen erläutern und darstellen, wie die Umsetzung geltender Hygiene- und Abstandsregelungen erfolgt“, erläutert Simone Müller den kürzlich eingeführten Genehmigungsprozess. „Aber auch nach einer erteilten Genehmigung besteht teilweise bis zum geplanten Tag der Veranstaltung eine gewisse Unsicherheit in der Planung. Ändert sich die aktuelle Lage – so wie jetzt Anfang November – müssen wir leider auch bereits genehmigte Veranstaltungen wieder absagen oder in digitale Formate überführen“, ergänzt Manuela Schmidt und fasst so die Herausforderungen, die die Corona-Pandemie weiterhin mit sich bringt, zusammen.       
Wie bislang gilt, dass spätestens acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn die Anzeige einer Sonderveranstaltung ausgefüllt vorliegen muss. Sofern die Sonderveranstaltung genehmigt werden kann, melden sich die Mitarbeiter*innen der Veranstaltungsorganisation zügig für die Vereinbarung eines Beratungstermins zurück. Hier informiert proCampus gemeinsam mit dem Team aus Veranstaltungssicherheit und -technik sowie bei Bedarf dem e-Teaching Service Center und der Veranstaltungsadministration und Raummanagement über das gesamte Serviceangebot des TUK-Veranstaltungsmanagements. „Auf diese Weise können wir einfach klären, inwieweit und an welchen Stellen wir unterstützen können“, sagt Verena Bläser. Gerade beim neugeschaffenen Angebot der Veranstaltungsorganisation – abgewickelt durch proCampus – kann der Veranstalter entweder auf das gesamte Portfolio zurückgreifen oder bestimmte Teilleistungen buchen. „Unser Basisangebot ist für die Fachbereiche, zentralen Einrichtungen und die Verwaltung der TUK kostenfrei“, ergänzt Manuela Schmidt. „Natürlich stellt uns die aktuelle Situation alle vor besondere Herausforderungen und macht die Organisation an vielen Stellen komplexer. Wir hoffen aber, gemeinsam mit den Veranstaltern – soweit möglich – Lösungen für die Durchführung von Sonderveranstaltungen finden zu können.“, betonen Verena Bläser und Manuela Schmidt.

Auch im Zuge der Fusion der TU Kaiserslautern mit der Universität Landau wird das Veranstaltungsmanagement eine bedeutende Rolle spielen. Verena Bläser berichtet, dass bereits großes Interesse besteht, Teile unseres Veranstaltungsmanagement-Prozesses in die Landauer Strukturen zu integrieren: „Dies bietet für uns eine besondere Möglichkeit, den Prozess gemeinsam weiterzuentwickeln und auch von den Erfahrungen unserer Kolleg*innen in Landau zu profitieren.“

In jedem Fall steht dem Veranstaltungsmanagement der TUK eine spannende Zeit mit vielen Herausforderungen und neuen Entwicklungschancen bevor.