! Hinweis: Wichtige Informationen zum Prüfungswesen und zu den Prüfungstypen finden Sie hier !
1. Voraussetzungen:
- Eine angelegte Veranstaltung in KLIPS (z.B. Vorlesung oder Seminar).
- Die Veranstaltung hat einen Termin mit Enddaum.
2. Zuordnung von Units / Prüfungen
- Suchen Sie die korrekte Prüfungsnummer, ggf. mit Hilfe der entsprechenden Anleitung.
- Gehen Sie dann in den Bearbeitungs-Modus der betroffenen Veranstaltung und wählen Zuordnung zu Prüfungen.
- Wenn Sie der Veranstaltung die richtigen Studiengänge zugeordnet haben, sollten Ihnen alle passenden Prüfungen und Units zur Veranstaltungs-TV (Kennzeichnung: U) angeboten werden.
(Alternativ, über das P-Symbol gelangen Sie auf die Suchen-Maske. Trangen Sie dort die Prüfugnsnummer ein und klicken auf Suche starten
Wählen sie die korrekte Prüfungsnumemr aus und klicken Sie Zuordnung von Prüfung zur Veranstaltung.)
Hinweis: Ordnen Sie beliebig viele Prüfungsnummern der Veranstaltung zu, denn es wird Ihnen bei der TV-Verbuchung jedes einzelne Veranstaltungs-UnitNr.n-Paar für alle Studierendenkohorten angeboten. Sie müssen dann nur noch die richige Unit-Nr., die zum Studiengang der Studierenden passt, für diese jeweils verbuchen.
3. Veranstaltungsstatus verbuchen
Der Veranstaltungsstatus der ZUgelassenen Studierenden muss auf TEilgenommen oder NE (nicht erschienen) geändert werden.
3.1 Veranstaltungsstatus manuell ändern:
- Gehen Sie für die betroffene Gruppe in Belegunsinformation:
dort dann auf Spezielle Information:
Hier können Sie den Status manuell von ZU auf TEilgenommen oder NE (nicht erschienen) ändern und speichern.
Hinweis: Wenn eine Veranstaltung mehrere Gruppen hat, so gibt es automatisch für JEDE Gruppe eine getrennte Liste der Speziellen Information. Wichtig dabei ist, dass sie nur den Status ZU ändern. Wenn Studierende in Ihrer Gruppe z. B. den Status ST oder WL haben, sollte dieser Status unverändert bleiben! An sonsten kann es ggf. vorkommen, dass ein Student der in einer anderen Gruppe (innerhalb der Veranstaltung) ist, dort bereits TE oder NE erhält. Da jeder Studierende nur einmal ZU/TE oder NE haben darf, käme es dann zu einem Fehler im nächsten Schritt (Punkt 4 in der Anleitung).
Achtung!
Sobald der Veranstaltungsstatus auf TE oder NE geändert wurde, werden die Teilnehmer nur noch in Spezielle Information oder in Veranstaltungs-Teilnahmeverbuchung angezeigt, aber NICHT mehr in der Platzvergabe.
3.2 Veranstaltungsstatus automatisiert ändern:
- Gehen Sie in die Platzvergabe der Veranstaltung.
merken Sie sich den Namen der Gruppe, die Sie verbuchen möchten. Gibt es nur eine Gruppe, heißt diese meist "Keine Gruppe".
- Übernehmen Sie die Veranstaltung ins Vergabeverfahren
- Scrollen Sie dann ganz nach unten zu den letzten beiden Vergabeverfahren und wählen Sie das passende zu Ihrer Veranstaltung.
Vorbereitung der Teilnahmeverbuchung: Dieses Vergabeverfahren ändert den Veranstaltungsstatus aller Studierenden von ZU nach TE, wenn die Veranstaltung nur einen Termin/eine Gruppe hat. "Keine Gruppe"
Vorbereitung der Teilnahmeverbuchung (Einzelne Gruppen): Dieses Vergabeverfahren ändert den Veranstaltungsstatus aller Studierenden einer oder mehrere Gruppen von ZU nach TE. Sie können einfach auswählen für welche Gruppe Sie das Verfahren jetzt starte wollen.
- Klicken Sie für das gewünschte Verfahren auf den Button "Start Verfahren..."
und warten Sie bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Achtung!
Sobald der Veranstaltungsstatus auf TE oder NE geändert wurde, werden die Teilnehmer nur noch in Spezielle Information oder in Veranstaltungs-Teilnahmeverbuchung angezeigt, aber NICHT mehr in der Platzvergabe.
4. Prüfungsstatus verbuchen
- Meine Funktionen -> Veranstaltungs-Teilnahmeverbuchung
- Semester und Veranstaltung auswählen
Achtung: Die Veranstaltung wird nur aufgeführt, wenn eine Prüfungsnummer (Schritt 2) zugeordnet wurde.
- Achten Sie darauf die richtige Studierendenkohorte auf die für diese geeignete Unit zu verbuchen. Vergewissern Sie ich ggf. auf der Seite der Veranstaltung, für welche Prüfungsordnungsversion die Unit geeignet ist.
- In der Teilnahmeverbuchungsmaske werden NUR die Studierenden mit dem Veranstaltungsstatus TE oder NE (Schritt 3) angezeigt.
- Wählen Sie in der Spalte Form die Prüfungsform aus. Die Form hängt mit der zugeordneten Prüfung (Schritt 2) zusammen. Eine Teilnahmeverbuchung kann nur erfolgen, wenn die Form als TV und Unbenotet markiert ist.
- Wählen Sie in der Spalte Urteil zwischen BE (Teilnahme erfolgreich) und NB (nicht erfolgreich).
- Das Feld Datum wird mit dem aktuellen Tagesdatum automatisch gefüllt.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Eingabe zu übernehmen.
Die Speicherung Ihrer Daten kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.(Orientrierungswert: Pro Datensatz 1 sec.)
Kontrolle:
Am Prüfungsstatus erkennen Sie, welcher Status in die Prüfungsdatenbank verbucht wurde (diesen Status sehen die Studierenden in ihrem Notenspiegel).
Prüfungsstatus
- BE bestanden
- NB nicht bestanden
5. Fehlerbehebung
Wenn beim Versuch einer Veranstaltuns-Teilnahmeverbuchung ein Fehler auftritt und Sie den Hinweis:
"Prüfen Sie unter Meine Auswertungen - Mehrfach-Beleg Check ob einzelne Teilnehmer mehrfach im Zustand TE/NE/WH/ZU sind."
folgen Sie bitte dem Link zum Mehrfach-Beleg Check auf Ihrer Startseite (in der Rolle Fachbereich funktioniert nur der Link von der Startseite, als Veranstalter können Sie auch den in der Fehlermeldung nehmen)
dort nutzen Sie zunächst bei der doppelten MatrikelNr. in einer Veranstaltung den Link beim Status ZU zur Zuteilungsliste
und versetzen die Markierung von ZU auf WL bei der vorgenannten MtkNr. bevor Sie speichern.
Kehren Sie anschließend zum Merhfach-Beleg Check zurück und Wiederholen den Vorgang für alle ZU der fraglichen Veranstaltung, Falls auch TE mehrfach gesetzt sind, versetzen Sie nun auch TE zu WL bis Ihre Veranstaltung nicht mehr im Merhfach-Beleg Check aufgeführt ist.
Jetzt logen Sie sich aus KLIPS aus unter Verwendung des Abmelden -Links und erneut ein. Nun sollte Ihnen die Veranstaltungs-Teilnahmeverbuchung gelingen.