Wir achten die persönlichen Freiräume aller Mitarbeitenden und respektieren die individuellen Bedürfnisse nach Regenerations- und Rückzugszeiten. Freizeit und Privatheit müssen planbare und verlässliche Faktoren unserer Lebensgestaltung sein. Daher dürfen reguläre außerdienstliche Zeiten weder quantitativ noch qualitativ durch die Möglichkeiten dienstlicher elektronischer Kommunikation eingeschränkt werden. Wir erwarten bei Abwesenheit durch Urlaub oder Krankheit grundsätzlich nicht, dass Anrufe entgegengenommen oder dienstliche Nachrichten (Kurznachrichten, E-Mails o.Ä.) gelesen und bearbeitet werden. Die Führungskraft hat dafür Sorge zu tragen, dass für Abwesenheiten klare Vertretungsregeln geschaffen sind. Die Beschäftigten haben insbesondere durch das Einrichten automatischer Abwesenheits-E-Mails und Telefonumstellungen die Vertretungsregelungen umzusetzen. Ausnahmen können im konkreten Einzelfall insbesondere bei unvorhersehbaren Krisensituationen mit dringendem Klärungsbedarf entstehen. (z.B. zwecks Regelung von Vertretungen im Falle plötzlicher Erkrankung oder ungeplantem Verlassen des Dienstes wegen privatem Notfall). In diesen Fällen ist die Führungskraft verpflichtet, die zu klärenden Sachverhalte einer schnellen Lösung zuzuführen und im Anschluss das Ende der ausnahmsweisen dienstlichen Kommunikation klar zum Ausdruck zu bringen. In persönlichen Meetings und Besprechungen achten wir bei der Nutzung elektronischer Medien auf einen respektvollen Umgang miteinander. 

• So ist der Blickkontakt zur jeweils Wort führenden Person ein Zeichen von Höflichkeit, Aufmerksamkeit und Wertschätzung. Das sich Vertiefen in Smartphone, Laptop u.Ä. während des Redebeitrages Anderer soll daher auf ein unabdingbar notwendiges Minimum begrenzt bleiben.

• Auch das grundsätzliche Aus- bzw. Stummschalten der mobilen Arbeitsmittel in Besprechungen drückt unseren Respekt anderen gegenüber aus. Wir vermeiden damit Unterbrechungen und Ablenkungen und tragen so zur Effektivität der Besprechungen bei.

   

In digitalen Meetings und Besprechungen gelten andere Regeln und soziale Konventionen als bei persönlichen Treffen. Damit das digitale Meeting dennoch ein Erfolg werden kann, beachten wir die folgenden Punkte:

• Grundsätzlich ist das Aktivieren der Kamera ein wichtiges Element für eine optimale soziale Interaktion unter den Teilnehmenden und ein Zeichen von Wertschätzung und Respekt gegenüber der virtuellen Gemeinschaft. Allerdings kann es aus Kapazitäts- und Ressourcengründen auch Sinn machen,
• wenn nur die jeweils sprechende Person die Kamera aktiviert. Daher soll zu Beginn des Meetings die Handhabung des Kamera-Einsatzes von der Organisationsleitung klar gestellt werden.
• Wenn die Kamera aktiviert ist, setzen wir uns möglichst mittig vor den Bildschirm, halten Augenkontakt und schauen beim Sprechen in die Kamera.
• Zur Vermeidung von Ablenkung sollte der Hintergrund wenn technisch möglich unscharf gestellt werden oder es sollte ein neutrales Hintergrundbild gewählt werden, vorzugsweise aus dem Brand Portal der RPTU
• In der digitalen Welt bemühen wir uns um eine langsame und verständliche Sprache und lassen ausreichend Pausen für Reaktionen auf das Gesagte.
• Wir lassen andere aussprechen, heben (ggf. digital) die Hand, wenn wir etwas sagen möchten und warten, bis wir das Wort erteilt bekommen.
• Körpersprache ist im virtuellen Umfeld oft schlecht erkennbar. Daher sollten Gruß- und Reaktionsformeln entweder verbal oder mithilfe von digitalen Tools („Daumen hoch“, „Applaus“ etc.) zum Ausdruck gebracht werden. Da bei größeren Gruppen die Leitung bzw. Moderation nicht alle Teilnehmenden im Blick haben kann, sollte auf Fragen auf diese Weise reagiert werden.
• Um während eines Vortrages oder einer Präsentation nicht mit Fragen zu unterbrechen, empfiehlt sich generell die Verwendung der Chat-Funktion für Anmerkungen oder Rückfragen.
• Als Leitung eines digitalen Meetings sollte man für Pünktlichkeit und Aufmerksamkeit sorgen Pausen sollten verlässlich eingeplant und rechtzeitig angekündigt werden.
• Als Teilnehmer eines digitalen Meetings ist das Verlassen des Arbeitsplatzes wie auch die anderweitige Beschäftigung (nebenbei Telefonieren, Mails beantworten etc.) unbedingt zu vermeiden. Wenn anderweitige „Geschäfte drängen“, sollte die offizielle Pause abgewartet werden bzw. bei der Leitung um eine allgemeine Pause gebeten werden.
• Solange man keinen Redebeitrag hat, ist generell die Stummschaltefunktion zu aktivieren, um Hintergrundgeräusche für die anderen im Meeting zu minimieren.
• Die Übergänge zwischen Wortbeiträgen sind im digitalen Raum zeitlich großzügiger zu gestalten als im analogen Gespräch. Es nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch, die Stummschaltefunktion aufzuheben, ggf. auch die Kamera zu aktivieren und mit der Antwort beginnen zu können. Als moderierende oder fragende Person hat man daher längere Unterbrechungen im Gesprächsfluss einzukalkulieren und geduldig abzuwarten.
• Wenn der Bildschirm geteilt wird, sollten alle Benachrichtigungen ausgeschaltet und andere Apps geschlossen sein. So werden Ablenkungsfaktoren minimiert und die Konzentration erleichtert.