Are you planning an event at RPTU?
Then you've come to the right place.
The Event Management Office is your central point of contact for all events outside of the regular lecture schedule.
Whether you’re a member of RPTU or an external event organizer, you’ll find all the information you need here about registering and organizing your event.
At both RPTU locations—Kaiserslautern and Landau—we’ll provide you with information about the registration process, important guidelines, our services, and the relevant contact persons.
We look forward to your event and are happy to assist you.
From the idea to successful implementation
Every event is unique and comes with its own set of requirements. We’ll help you stay on top of things and are here to advise you on any questions you may have regarding planning and execution.
Please feel free to contact us early on—preferably via the registration form on our website, by email, or by phone. That way, we can discuss your project together from the very beginning and plan the next steps.
FAQ
Das Veranstaltungsmanagement unterstützt interne und externe Veranstaltende bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs. Unser Angebot richtet sich insbesondere an:
- externe Veranstaltende
- Fachbereiche
- die Hochschulverwaltung
- zentrale Einrichtungen
- Hochschulgruppen
- Fachschaften
- AStA
- StuPa
Unabhängig davon, ob Sie eine kleine Veranstaltung oder ein größeres Event planen – wir unterstützen Sie bei der Anmeldung, Planung und Organisation.
Damit Ihre Veranstaltung reibungslos und sicher durchgeführt werden kann, müssen alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs beim Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.
Die Anmeldung stellt sicher, dass alle rechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig können notwendige Abstimmungen – beispielsweise zur Raumverfügbarkeit, technischen Ausstattung oder weiteren organisatorischen Rahmenbedingungen – frühzeitig erfolgen.
Bei externen Veranstaltenden sind darüber hinaus vertragliche Regelungen und die Vergabe geeigneter Räumlichkeiten zu klären.
Damit Ihre Veranstaltung optimal geplant und durchgeführt werden kann, empfehlen wir, sie so früh wie möglich beim Veranstaltungsmanagement anzumelden.
Je nach Art und Umfang der Veranstaltung sind unterschiedliche Vorlaufzeiten erforderlich. Idealerweise reichen Sie Ihre Anmeldung mindestens acht Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin ein. So bleibt ausreichend Zeit für die organisatorische Planung, notwendige Abstimmungen und die Vorbereitung aller beteiligten Bereiche.
Sie sind unsicher, welche Vorlaufzeit für Ihre Veranstaltung sinnvoll ist oder haben Fragen zur Planung und Umsetzbarkeit? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir beraten und unterstützen Sie jederzeit.
Lehrveranstaltungen wie Vorlesungen, Seminare oder Übungen müssen nicht über das Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.
Alle anderen Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs sind in der Regel anmeldepflichtig. Dazu gehören beispielsweise:
- Informationsstände
- Aufführungen
- Tagungen und Konferenzen
- Fort- und Weiterbildungen
- Messen
- Vorträge
- Festveranstaltungen
- Treffen und weitere Veranstaltungsformate
Die nachfolgende Übersicht unterstützt Sie dabei, Ihre Veranstaltung richtig einzuordnen.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Veranstaltung angemeldet werden muss? Dann kontaktieren Sie uns gerne – wir beraten Sie und helfen Ihnen weiter.
| Veranstaltungscharakter | Kategorie |
|---|---|
| Informationsstand | Glühweinausschank Getränkestände Informations- und Promotionsstände |
| Aufführung | Konzert Filmvorführung Kabarett |
| Tagung/Konferenz | wissenschaftliche Tagung wissenschaftliche Kongresse wissenschafliche Symposien wissenschaftlichen Workshop wissenschafliche Weiterbildungsveranstaltung |
| Fort- und Weiterbildungen | Fort- und Weiterbildungen jeglicher Art |
| Messen | Treffpunkt Messe O-Tage |
| Vortrag | Vorträge jeglicher Art |
| Festveranstaltungen | Uni Fete Landauer Sommer Preisverleihung Festakt Feierstunde |
| Treffen/Sitzungen | Mitgliederversammlungen Vollversammlung Workshop Spieleabend Grillen Weihnachtsfeier Gottesdienst Personalversammlung Feier Infoabend Lerngruppen Sprachkurs |
| Sonstiges | Pub Quiz Impfbus - Station Sportstunde Wahlen Blutspende Kleidertauschparty Karaoke Campusrallye Podiumsdiskussion |
Wenn Sie eine wissenschaftliche Tagung, einen Kongress, ein Symposium, einen Workshop oder eine vergleichbare Weiterbildungsveranstaltung planen, ist neben der Anmeldung beim Veranstaltungsmanagement auch eine zusätzliche Meldung über die Finanzabteilung erforderlich. So können alle notwendigen organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen frühzeitig berücksichtigt werden.
Sie können sich hierzu im Bereich „Wissenschaftliche Veranstaltungen“ auf der Webseite der Finanzabteilung vorab informieren. Gerne unterstützen wir Sie bei der Anmeldung Ihrer wissenschaftlichen Veranstaltung.
Direktlinks:
- Hinweise zur administrativen/steurlichen Abwicklung von Veranstaltungen
- Anzeige wissenschaftlicher Veranstaltungen
Wenn Sie eine Veranstaltung im Hybrid-Format (z. B. mit gleichzeitiger Präsenz- und Online-Teilnahme) planen, klären wir in einem gemeinsamen Vorgespräch die technischen Anforderungen, den notwendigen Unterstützungsbedarf sowie die Möglichkeiten zur Umsetzung.
Für die Nutzung von Räumlichkeiten und Veranstaltungsflächen der RPTU gelten bestimmte Rahmenbedingungen und Vorgaben, die bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung zu berücksichtigen sind.
Aktuell arbeiten wir an einer neuen vereinheitlichten Version der Bedingungen. Bei Fragen kommen Sie gerne auf uns zu.