Veranstaltungsmanagement
Ihre Veranstaltung an der RPTU
Sie planen eine Veranstaltung an der RPTU?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.
Das Veranstaltungsmanagement ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs.
Ob Sie Mitglied der RPTU oder externe Veranstaltende sind – hier finden Sie alle Informationen rund um die Anmeldung und Organisation Ihrer Veranstaltung.
An beiden Standorten der RPTU – Kaiserslautern und Landau – informieren wir Sie über den Anmeldeprozess, wichtige Rahmenbedingungen, unsere Serviceleistungen und die zuständigen Ansprechpersonen.
Wir freuen uns auf Ihre Veranstaltung und beraten Sie gerne.
AUF EINEN BLICK
- First steps?
- Kontakt?
- Noch Fragen?
Hier entsteht unsere Prozessdarstellung!
Wir arbeiten aktuell an einer übersichtlichen Darstellung dieses Ablaufs für Sie. Bald finden Sie an dieser Stelle alle Schritte auf einen Blick. Vielen Dank für Ihre Geduld!
Von der Idee bis zur erfolgreichen Durchführung
Jede Veranstaltung ist einzigartig und bringt unterschiedliche Anforderungen mit sich. Wir unterstützen Sie dabei, den Überblick zu behalten und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um die Planung und Durchführung beratend zur Seite.
Nehmen Sie gerne frühzeitig Kontakt mit uns auf – am besten über das Anmeldeformular auf unserer Webseite oder per E-Mail beziehungsweise Telefon. So können wir Ihr Vorhaben von Anfang an gemeinsam besprechen und die nächsten Schritte planen.
Raumplanung
Gemeinsam finden wir den passenden Veranstaltungsraum, informieren Sie über die vorhandene Ausstattung und unterstützen Sie bei der Raumbuchung.
Technik
Wir beraten Sie zu den technischen Möglichkeiten und stimmen die benötigte Ausstattung für Ihre Veranstaltung mit den zuständigen Stellen ab.
sicherheit
Wir unterstützen Sie dabei, rechtliche Vorgaben und sicherheitsrelevante Anforderungen frühzeitig zu berücksichtigen, damit Ihre Veranstaltung reibungslos durchgeführt werden kann.
Ergänzende Dienstleistungen
Ob Catering, Reinigung oder weitere Services – wir vermitteln Ihnen die passenden Ansprechpersonen und Serviceangebote innerhalb der RPTU.
Standort auswählen und Veranstaltung anmelden!
FAQ
Das Veranstaltungsmanagement unterstützt interne und externe Veranstaltende bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs. Unser Angebot richtet sich insbesondere an:
- externe Veranstaltende
- Fachbereiche
- die Hochschulverwaltung
- zentrale Einrichtungen
- Hochschulgruppen
- Fachschaften
- AStA
- StuPa
Unabhängig davon, ob Sie eine kleine Veranstaltung oder ein größeres Event planen – wir unterstützen Sie bei der Anmeldung, Planung und Organisation.
Damit Ihre Veranstaltung reibungslos und sicher durchgeführt werden kann, müssen alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs beim Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.
Die Anmeldung stellt sicher, dass alle rechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig können notwendige Abstimmungen – beispielsweise zur Raumverfügbarkeit, technischen Ausstattung oder weiteren organisatorischen Rahmenbedingungen – frühzeitig erfolgen.
Bei externen Veranstaltenden sind darüber hinaus vertragliche Regelungen und die Vergabe geeigneter Räumlichkeiten zu klären.
Damit Ihre Veranstaltung optimal geplant und durchgeführt werden kann, empfehlen wir, sie so früh wie möglich beim Veranstaltungsmanagement anzumelden.
Je nach Art und Umfang der Veranstaltung sind unterschiedliche Vorlaufzeiten erforderlich. Idealerweise reichen Sie Ihre Anmeldung mindestens acht Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin ein. So bleibt ausreichend Zeit für die organisatorische Planung, notwendige Abstimmungen und die Vorbereitung aller beteiligten Bereiche.
Sie sind unsicher, welche Vorlaufzeit für Ihre Veranstaltung sinnvoll ist oder haben Fragen zur Planung und Umsetzbarkeit? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir beraten und unterstützen Sie jederzeit.
Lehrveranstaltungen wie Vorlesungen, Seminare oder Übungen müssen nicht über das Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.
Alle anderen Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs sind in der Regel anmeldepflichtig. Dazu gehören beispielsweise:
- Informationsstände
- Aufführungen
- Tagungen und Konferenzen
- Fort- und Weiterbildungen
- Messen
- Vorträge
- Festveranstaltungen
- Treffen und weitere Veranstaltungsformate
Die nachfolgende Übersicht unterstützt Sie dabei, Ihre Veranstaltung richtig einzuordnen.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Veranstaltung angemeldet werden muss? Dann kontaktieren Sie uns gerne – wir beraten Sie und helfen Ihnen weiter.
| Veranstaltungscharakter | Veranstaltungsart |
|---|---|
| Informationsstand | Glühweinausschank Getränkestände Informations- und Promotionsstände |
| Aufführung | Konzert Filmvorführung Kabarett |
| Tagung/Konferenz | wissenschaftliche Tagung wissenschaftliche Kongresse wissenschafliche Symposien wissenschaftlichen Workshop wissenschafliche Weiterbildungsveranstaltung |
| Fort- und Weiterbildungen | Fort- und Weiterbildungen jeglicher Art |
| Messen | Treffpunkt Messe O-Tage |
| Vortrag | Vorträge jeglicher Art |
| Festveranstaltungen | Uni Fete Landauer Sommer Preisverleihung Festakt Feierstunde |
| Treffen/Sitzungen | Mitgliederversammlungen Vollversammlung Workshop Spieleabend Grillen Weihnachtsfeier Gottesdienst Personalversammlung Feier Infoabend Lerngruppen Sprachkurs |
| Sonstiges | Pub Quiz Impfbus - Station Sportstunde Wahlen Blutspende Kleidertauschparty Karaoke Campusrallye Podiumsdiskussion |
Wenn Sie eine wissenschaftliche Tagung, einen Kongress, ein Symposium, einen Workshop oder eine vergleichbare Weiterbildungsveranstaltung planen, ist neben der Anmeldung beim Veranstaltungsmanagement auch eine zusätzliche Meldung über die Finanzabteilung erforderlich. So können alle notwendigen organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen frühzeitig berücksichtigt werden.
Sie können sich hierzu im Bereich „Wissenschaftliche Veranstaltungen“ auf der Webseite der Finanzabteilung vorab informieren. Gerne unterstützen wir Sie bei der Anmeldung Ihrer wissenschaftlichen Veranstaltung.
Direktlinks:
- Hinweise zur administrativen/steurlichen Abwicklung von Veranstaltungen
- Anzeige wissenschaftlicher Veranstaltungen
Wenn Sie eine Veranstaltung im Hybrid-Format (z. B. mit gleichzeitiger Präsenz- und Online-Teilnahme) planen, klären wir in einem gemeinsamen Vorgespräch die technischen Anforderungen, den notwendigen Unterstützungsbedarf sowie die Möglichkeiten zur Umsetzung.
Für die Nutzung von Räumlichkeiten und Veranstaltungsflächen der RPTU gelten bestimmte Rahmenbedingungen und Vorgaben, die bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung zu berücksichtigen sind.
Aktuell arbeiten wir an einer neuen vereinheitlichten Version der Bedingungen. Bei Fragen kommen Sie gerne auf uns zu.
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Weiterführende Links
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