Das Veranstaltungsmanagement unterstützt interne und externe Veranstaltende bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs. Unser Angebot richtet sich insbesondere an:

• externe Veranstaltende
• Fachbereiche
• die Hochschulverwaltung
• zentrale Einrichtungen
• Hochschulgruppen
• Fachschaften

Unabhängig davon, ob Sie eine kleine Veranstaltung oder ein größeres Event planen – wir unterstützen Sie bei der Anmeldung, Planung und Organisation.

Damit Ihre Veranstaltung reibungslos und sicher durchgeführt werden kann, müssen alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs beim Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.

Die Anmeldung stellt sicher, dass alle rechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig können notwendige Abstimmungen – beispielsweise zur Raumverfügbarkeit, technischen Ausstattung oder weiteren organisatorischen Rahmenbedingungen – frühzeitig erfolgen.

Bei externen Veranstaltungen sind darüber hinaus vertragliche Regelungen und die Vergabe geeigneter Räumlichkeiten zu klären.

Damit Ihre Veranstaltung optimal geplant und durchgeführt werden kann, empfehlen wir, sie so früh wie möglich beim Veranstaltungsmanagement anzumelden.

Je nach Art und Umfang der Veranstaltung sind unterschiedliche Vorlaufzeiten erforderlich. Idealerweise reichen Sie Ihre Anmeldung mindestens acht Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin ein. So bleibt ausreichend Zeit für die organisatorische Planung, notwendige Abstimmungen und die Vorbereitung aller beteiligten Bereiche.

Sie sind unsicher, welche Vorlaufzeit für Ihre Veranstaltung sinnvoll ist oder haben Fragen zur Planung und Umsetzbarkeit? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir beraten und unterstützen Sie jederzeit.

Lehrveranstaltungen wie Vorlesungen, Seminare oder Übungen müssen nicht über das Veranstaltungsmanagement angemeldet werden.

Alle anderen Veranstaltungen außerhalb des regulären Vorlesungsbetriebs sind in der Regel anmeldepflichtig. Dazu gehören beispielsweise:

• Informationsstände
• Aufführungen
• Tagungen und Konferenzen
• Fort- und Weiterbildungen
• Messen
• Vorträge
• Festveranstaltungen
• Treffen und weitere Veranstaltungsformate

Die nachfolgende Übersicht unterstützt Sie dabei, Ihre Veranstaltung richtig einzuordnen.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Veranstaltung angemeldet werden muss? Dann kontaktieren Sie uns gerne – wir beraten Sie und helfen Ihnen weiter.

Wenn Sie eine wissenschaftliche Tagung, einen Kongress, ein Symposium, einen Workshop oder eine vergleichbare Weiterbildungsveranstaltung planen, ist neben der Anmeldung beim Veranstaltungsmanagement auch eine zusätzliche Meldung über die Finanzabteilung erforderlich.

Bitte informieren Sie sich hierzu im Bereich „Wissenschaftliche Veranstaltungen“ auf der Webseite der Finanzabteilung und füllen Sie das dort bereitgestellte Formular aus.

So können alle notwendigen organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen frühzeitig berücksichtigt werden.

Direktlinks: 

• Hinweise zur administrativen/steurlichen Abwicklung von Veranstaltungen
• Anzeige wissenschaftlicher Veranstaltungen 

Lehrveranstaltungen sowie Veranstaltungen innerhalb des regulären Dienstbetriebs müssen nicht über das Veranstaltungsmanagement angemeldet werden. Für diese Termine gelten gesonderte Bestellprozesse für Material und Equipment.

Wenn Sie zusätzliches Material oder Equipment benötigen, fordern Sie bitte das Bestellformular „Zusätzliche Dienstleistungen“ bei der zuständigen Ansprechperson Ihres Bereichs an.

Für unterschiedliche Veranstaltungsformate gelten folgende Bestellwege:

Veranstaltungen im regulären Dienstbetrieb
(z. B. Besprechungen oder Vorstellungsgespräche)
→ Bitte wenden Sie sich an die zuständige Ansprechperson Ihres Bereichs.

Veranstaltungen im regulären Lehrbetrieb
(z. B. Lehrveranstaltungen)
→ Bitte nutzen Sie den dafür vorgesehenen Bestellweg über Ihren zuständigen Bereich.

Das ausgefüllte Formular muss spätestens vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin eingereicht werden, damit die benötigten Materialien und Ausstattungen rechtzeitig vorbereitet werden können.

Für Veranstaltungen außerhalb des regulären Lehr- und Verwaltungsbetriebs nutzen Sie bitte die Anmeldung über das Veranstaltungsmanagement.

Wenn Sie eine Veranstaltung im Hybrid-Format (z. B. mit gleichzeitiger Präsenz- und Online-Teilnahme) planen, ist eine frühzeitige Abstimmung mit dem Veranstaltungsmanagement erforderlich.

In einem gemeinsamen Vorgespräch werden die technischen Anforderungen, der notwendige Unterstützungsbedarf sowie die Möglichkeiten zur Umsetzung geklärt. Eine Unterstützung durch das Veranstaltungsmanagement kann nur erfolgen, wenn diese Abstimmung im Vorfeld stattgefunden hat und die erforderlichen Kapazitäten für Personal und Equipment vorhanden sind.

Sollten die notwendigen Ressourcen nicht zur Verfügung stehen, müssen für die technische Umsetzung gegebenenfalls externe Dienstleister beauftragt werden.

Bitte melden Sie Ihre hybride Vernstaltung daher möglichst frühzeitig an, damit ausreichend Zeit für die Planung und Abstimmung bleibt.

Für die Nutzung von Räumlichkeiten und Veranstaltungsflächen der RPTU gelten bestimmte Rahmenbedingungen und Vorgaben, die bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung zu berücksichtigen sind.

• Nutzungsbedingungen Landau
• Überlassungbedingungen Kaiserslautern