Häufige Fragen zum Bestellschein

Die Bestellscheine erhalten Sie bei der Abt. 2.3 – Vergabe und Beschaffung. Sie haben die Möglichkeit unser Formular  auszufüllen, oder sich an die Ansprechpartnerinnen  Andrea Stegner oder Laura Christoffel wenden.

Die Verwaltung erhält den blauen Durchschlag des Bestellscheins, den Lieferschein, die Angebote, Internetausdrucke, Katalogseiten, ggf. auf gesonderten Dokumenten vermerkte Begründungen, Preisübersichten etc.

Die Rechnung muss vom Lieferanten direkt an invoice@rptu.de gesendet werden.

Rechner, Notebooks, ThinClients, Tablets, Drucker, Scanner, Monitore, Software etc. dürfen nicht bezogen werden.

Über das Bestellscheinverfahren bezogen werden dürfen Zubehör wie Mäuse, Tastaturen, externe Festplatten, Notebooktaschen, etc.

Wenn Sie unsicher sein sollten, ob das von ihnen zu beschaffende Produkt vom Bestellscheinverfahren ausgenommen ist, wenden Sie sich gerne an Andrea Stegner oder Laura Christoffel

In diesen Fällen können Sie den Bestellschein entsprechend abändern.

Grundsätzlich muss bei Bestellungen bis 500 Euro exkl. Steuern der Vergabevermerk auf der Rückseite des blauen Durchschlages nicht ausgefüllt werden. Die Ausnahme stellen Bestellungen bis zu vorgenanntem Wert ohne Vergleichsangebote/Wettbewerb dar. Diese Bestellungen fallen nicht unter die Vorschriften zu den Bagatellbeschaffungen. Es ist der Vergabemerk auszufüllen und eine Begründung einzutragen, weswegen auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet wurde.

Bei Barauslagen über die Rückerstattung von Semesterbeiträgen z.B. an Stipendiaten müssen keine Bestellscheine verwendet werden. Das Bestellscheinverfahren ist nur gültig für Aufträge, die gegen Entgelt erbracht werden.

Das Bestellscheinverfahren findet hierfür keine Anwendung, da es sich nicht um eine Bestellung handelt. Die Einholung von Vergleichsangeboten ist hier nicht möglich. D.h. auch für Barauslagen über 50 Euro muss in diesem Bereich keine Bestellscheinnummer vergeben werden.

Nein, da in der Regel die Rahmenverträge eine Auftragsnummer haben, die entweder der Auftragnehmer bereits auf der Rechnung vermerken muss bzw. im Dezernat  Finanzan  nachgetragen wird.

Ist die Bestellung nur über einen Online-Shop möglich, müssen Sie dem Vorgang für unsere internen Dokumentationspflichten eine Bestellscheinnummer zuordnen. Das heißt, Sie nehmen einen Bestellschein und tragen idealerweise die dort vorgegebene Bestellscheinnummer in Ihre Online-Bestellung ein. Ist dies in einem freien Bemerkungsfeld oder bei den Bestellangaben nicht möglich, tragen Sie die Bestellscheinnummer spätestens auf der Ihnen vorliegenden Rechnung ein. Die Kopie des Bestellscheins plus alle weiteren Unterlagen zu Ihrer Bestellung (wie beispielsweise Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder sonstiger Schriftwechsel) wird bei Ihnen Vorort aufbewahrt.

Nähere Ausführungen entnehmen Sie bitte dem Dokument Grundsätzliche Haushaltsvorschriften und Unterschriftsbefugnisse. Rückfragen richten Sie in diesen Fällen an Sabine Stenzel

Bei Anforderung von Bestellscheinen reicht es aus, wenn Sie die ersten 4 Ziffern Ihrer Kostenstelle angeben. Lediglich bei den Bestellungen müssen Sie dann die 7-stellige Kostenstelle angeben.

Bitte nutzen Sie in diesen Fällen ein Beiblatt. Vermerken Sie im Bestellschein „Positionen gem. beigefügter Aufstellung“ und fügen Sie dieses Ihrer Bestellung bei. Die Bestellungen nicht auf mehrere Bestellscheine verteilen.

Bitte nehmen Sie in diesen Fällen die Auslandswährung.