Veranstaltungen von externen Veranstaltenden an der RPTU in Kaiserslautern
Sie möchten als externe Veranstaltende eine Sonderveranstaltung am Standort Kaiserslautern durchführen?
Das Veranstaltungsmanagement freut sich auf Ihre Anfrage!
Zunächst die wichtigesten Informationen für Sie als Veranstaltende:
Was ist eine Sonderveranstaltung und wieso muss sie angezeigt werden?
Zu den Sonderveranstaltungen zählen alle Veranstaltungen außerhalb des regulären Lehrbetriebs.
Grundsätzlich müssen alle Sonderveranstaltungen beim Veranstaltungsmanagement angezeigt werden, damit die Einhaltung der rechtlichen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen durch die Betreibenden und Veranstaltenden sichergestellt werden können.
Der Veranstaltungsprozess der RPTU in Kaiserslautern
Hinweis
Um das Stattfinden Ihrer Veranstaltungen zu garantieren, benötigen wir Ihre Zusammenarbeit und Unterstützung. Je nach Veranstaltungsart ist eine kürzere oder längere Vorlaufzeit notwendig. Aus diesem Grund sollte die Anzeige einer Sonderveranstaltung so früh wie möglich ausgefüllt und abgeschickt werden. Im besten Fall mind. 8 Wochen vor der Veranstaltung.
Nichtsdestotrotz können Sie sich mit Ihren Fragen zum Prozess, zur Realisierbarkeit Ihrer Veranstaltung etc. gerne an uns wenden. Wir unterstützen und beraten Sie gern.
So geht's!
| 1. | Füllen Sie die Anzeige einer Sonderveranstaltung 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn aus. Bitte beachten Sie den Hinweis zur zeitnahen Anzeige Ihrer Veranstaltung. Sprechen Sie uns hierzu gerne an. |
| 2. | Je nach Veranstaltung ist ein Vorgespräch notwendig. Bei Bedarf wird an dieser Stelle VARM-KL und/oder die Veranstaltungssicherheit und -technik (VAST-KL) auf Sie zukommen. |
| 3. | VARM-KL bereitet den Vertrag zur Raumüberlassung vor und schließt diesen mit Ihnen ab. |
| 4. | Anschließend haben Sie die Möglichkeit über ein Bestellformular weitere Dienstleistungen für Ihre Veranstaltung in Anspruch zu nehmen. Hierfür wird Ihnen das "Bestellformular für zusätzliche Dienstleistungen" zugeschickt. Dieses füllen Sie bitte zeitnah aus und schicken es spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn an VARM-KL zurück. So ist eine rechtzeitige Weiterleitug von VARM-KL an die internen Dienstleistern garantiert. Die weitere Abstimmung mit den internen Dienstleistern übernehmen Sie eigenverantwortlich. |
Sie benötigen weitere Unterstützung oder haben noch Fragen? Melden Sie sich bei uns, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!
Darüber hinaus können Sie die RPTU-eigene proCampus GmbH mit der Veranstaltungsorganisation beauftragen.
Zeigen Sie hier Ihre Sonderveranstaltung an
für externe Veranstaltende
Kontakt
Kern-Erreichbarkeit
In der Regel
Mo - Do
9 -12 Uhr
13 - 15 Uhr
Fr
9 - 12 Uhr
Kaiserslautern
VAO:
Veranstaltungsorganisation
proCampus GmbH
vao(at)procampus.de
VARM-KL:
Veranstaltungsadministration und Raummanagement
Abt. 6.2
dezernat6-varm-kl(at)rptu.de
VAST-KL:
Veranstaltungssicherheit und -technik
Abt. 6.2
dezernat6-vast-kl(at)rptu.de
Landau
VAO:
Veranstaltungsorganisation
proCampus GmbH
vao(at)procampus.de
VARM-LD:
Veranstaltungsadministration und Raummanagement
Abt. 6.2
raumplan-ld(at)rptu.de
Schnellzugriff
Wichtige Infos
Sollten Sie eine wissenschaftliche Tagung / einen Kongress / ein Symposium / einen Workshop oder eine ähnliche Weiterbildungsveranstaltung planen und durchführen wollen, bitten wir Sie, sich hier unter dem Punkt "Wissenschaftliche Veranstaltungen" auf der Webseite der Finanzabteilung zu informieren und das notwendige Formular auszufüllen.
Für die Nutzung der Räumlichkeiten an der RPTU in Landau gelten folgende Bedingungen.
► Nutzungsbedingungen LD
Für die Nutzung der Räumlichkeiten an der RPTU in Kaiserslautern gelten folgende Bedingungen.
► Überlassungsbedingungen KL
Die 3 Säulen des Veranstaltungsmanagements der RPTU in Kaiserslautern
VAO
Veranstaltungsorganisation
...durch die RPTU eigene proCampus GmbH
- Koordination der Veranstaltungs-organisation, inkl. Teilnehmer-management
- Abstimmung mit RPTU-internen Dienstleistern
- Beauftragung externer Dienstleister
- Online Verkauf von Tickets
VARM-KL
Veranstaltungsadministration & -raummanagement
- Raummanagement und -reservierungen
- Vertragsmanagement
- Plakatgenehmigungen
VAST-KL
Veranstaltungssicherheit & -technik
- Gefährdungsbeurteilung
- Erstellung von Sicherheitskonzepten
- Aufsicht von Veranstaltungen nach VStättVO
- Technische Beratung und Betreuung
- Verleih von Veranstaltungstechnik