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KIS

FAQ

Dezernat 6 - Abteilung 6.2

FAQ - Dozierende

Auf der Seite Handbücher können Sie eine Anleitung als PDF-Datei herunterladen. 

„Dozent“ bezeichnet ein Personenmerkmal/Status innerhalb des Personendatensatzes in KIS. Personen mit dem Status „Dozent“ können innerhalb von Veranstaltungen als Dozierende hinzugefügt werden und für Personen mit dem Status „Dozent“ können, sofern eine Zugangsberechtigung existiert, Stellvertretungen eingerichtet werden. Mit der Zugangsberechtigungen haben Sie als Dozent/-in als auch Ihre Stellvertretung die Möglichkeit Veranstaltungen anzulegen und zu editieren.

Um eine Zugangsberechtigung als Dozent/-in für KIS zu erhalten, müssen Sie als Person in KIS hinterlegt und der Status „Dozent“ innerhalb Ihres Personendatensatzes gesetzt sein. Bei Personen die eine Stellvertretung übernehmen muss der Status „Dozent“ nicht gesetzt sein. Ob Ihr Datensatz in KIS bereits existiert, können Sie über die KIS-Personensuche überprüfen. Falls Sie nicht als Person in KIS hinterlegt sind oder Ihnen der Status "Dozent" nicht zugewiesen ist, können die Verwalter/-innen Ihrer Organisationseinheit die Eintragungen für Sie vornehmen.

Wer für die Verwaltung Ihrer Organisationseinheit zuständig ist, können Sie im Sekretariat Ihrer Organisationseinheit, bei Ihren Geschäftsführer/-innen oder Ihren KIS-Beauftragten/Fachstudienberater/-innen erfragen.

Für die Einrichtung eines KIS-Zugangs müssen im Personendatensatz der RHRK-Account-Name eingetragen und ein Benutzerkonto generiert werden. Beide Eintragungen können die Verwalter/-innen Ihrer Organisationseinheit oder der/die Fachstudienberater/-in Ihres Fachbereiches vornehmen.

Nach der Einrichtung können Sie sich mit Ihren RHRK-Benutzerdaten in KIS einloggen. Personen besitzen bei der Generierung eines KIS-Zugangs vorerst keine Raumbuchungsrechte. Raumbuchungsrechte können über den/die Fachstudienberater/-in des Bereiches hier bei der KIS-Betreuung beantragt werden.

Weitere Informationen zum Login-Prozess finden Sie hier

 

Sollten Sie sich nicht mit Ihren Zugangsdaten (RHRK-Account) in KIS einloggen können, können Sie sich an die Verwalter/-innen Ihrer Organisationseinheiten oder an den/die Fachstudienberater/-in Ihres Fachbereichs wenden.

Folgendes kann zu Problemen beim Zugang führen:

  • Der RHRK-Account-Name ist nicht in Ihrem Personendatensatz hinterlegt
  • Es existiert kein Benutzerkonto
  • Tippfehler bei der Eingabe Ihres RHRK-Account-Namens oder Ihres Passwortes

Standardmäßig haben Sie als Dozent die Möglichkeit, Veranstaltungen anzulegen, die Inhalte Ihrer Veranstaltung (außer Titel und Veranstaltungsart) zu ändern sowie einzelne Termine aus einem Serientermin zu löschen. Sie können einer Veranstaltung auch weitere Einzeltermine hinzufügen, allerdings keine regelmäßigen Termine. Diese können nur von Ihrem Fachstudienberater gebucht werden. Bei der Neuanlage einer Veranstaltung können Sie natürlich den Titel und die Veranstaltungsart vergeben, allerdings nach dem ersten Speichervorgang nicht mehr ändern. Änderungen des Titels und der Veranstaltungsart können danach nur noch von Ihrem Fachstudienberater durchgeführt werden.   

Eine Veranstaltung mit regelmäßigen Terminen in der Vorlesungszeit sollten Sie von Ihrem Fachstudienberater anlegen lassen.

Für alle anderen Veranstaltungen finden Sie unterhalb der Listenansicht Ihrer Veranstaltungen den Link "Veranstaltung anlegen". Generell ist jede Veranstaltung als Kursveranstaltung angelegt. Dieses Merkmal kann nur Ihr Fachstudienberater entfernen oder hinzufügen. 

Prüfen Sie vor dem Speichern bitte Titel und Veranstaltungsart, denn diese können nach dem Speichern nur noch von Ihrem Fachstudienberater geändert werden. 

Die Bestätigung der Veranstaltung muss jedes Mal erfolgen, egal ob die Veranstaltung regelmäßig stattfindet oder nur einmalig ist. Beachten Sie bitte, dass unbestätigte Veranstaltungen im Internet für die Allgemeinheit nicht angezeigt werden und auch die Hörsaalbuchung nicht verbindlich ist. In der Planungsphase der Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses für ein Semester werden Hörsaalreservierungen unbestätigter Veranstaltungen zu einem angekündigten Termin in den zentralverwalteten Hörsälen gelöscht, so dass die Hörsäle für neue Veranstaltungen zur Verfügung stehen. 

In der Änderungsmaske der Veranstaltungsdaten finden Sie unter der Rubrik „Übernahme“ die Option: „Veranstaltung für dieses Semester bestätigt“. 

Bitte bedenken Sie, dass Sie nur Einzeltermine und Blocktermine für Veranstaltungen buchen können. Somit wird im Folgende nur diese Funktionalität beschrieben. Danach sind zwei Verfahren möglich:

a) Sie wissen bereits, in welchem Raum die Veranstaltung stattfinden soll. Über den Link „Einzeltermin buchen“ unter der Rubrik „Termine und Ort“ können Sie den Hörsaal in der Suchmaske eingeben und auswählen. Sie erhalten den Belegungsplan für die aktuelle Woche und können die gewünschte Uhrzeit in der Eingabemaske unterhalb des Belegungsplanes angeben. Mit der Schaltfläche „Speichern“ buchen Sie Ihren Veranstaltungstermin. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die richtige Woche/das richtige Datum eingetragen haben.

b) Sie wollen sich eine Auswahl freier Hörsäle zu einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. Mit Hilfe des Termin-Assistenten können Sie nach einem freien Hörsaal zu einem von Ihnen gewählten Termin suchen. Dazu geben Sie über den Link „Assistent zur Suche von Einzelterminen“ unter der Rubrik „Termine und Ort“ den Zeitraum und die Zeitdauer in der Suchmaske ein, ferner die minimale und maximale Anzahl an benötigten Sitzplätzen. Die Buchung eines Raumes der Ergebnisliste der Suche erfolgt über das Klicken auf die Anfangszeit in der Auswahlliste. Sie erhalten den Belegungsplan und können die gewünschte Uhrzeit in der Eingabemaske unterhalb des Belegungsplanes eingeben. Mit der Schaltfläche „Speichern“ buchen Sie Ihren Veranstaltungstermin. 

Regelmäßige Termine können nur von Ihrem Fachstudienberater gebucht werden.

Blocktermine sind wöchentlich wiederkehrende Einzeltermine, die auch außerhalb der Vorlesungszeit liegen können. Blocktermine werden wie Einzeltermine gebucht (Buchung von Einzelterminen). Hierzu gibt es allerdings keinen Terminassistenten.

Für die Buchung eines Termins in einem selbstverwalteten, nicht-sozialisierten Raum benutzen Sie das Feld "Nicht zentral verwaltete Hörsäle". Sie können über den Link „Einzeltermin buchen“ unter der Rubrik „Termine und Ort“ den selbstverwalteten Raum in die Suchmaske eingeben (z.B. Besprechungsraum FB ABC). Mit der Schaltfläche „Speichern“ buchen Sie Ihre Veranstaltung. Sie können auch andere Lokalitäten, wie Treffpunkte von Exkursionen etc. angeben.
Eine solche Buchung muss mit den verantwortlichen Personen für den angegebenen Hörsaal abgestimmt werden. Es erfolgt keine Überschneidungsprüfung mit anderen Veranstaltungen in diesem Raum. Es gibt auch keinen Belegungsplan dieser Räume in KIS.   

Im eingeloggten Zustand erhalten Sie die Liste der Ihnen zugewiesene Veranstaltungen. Durch Klicken auf eine Veranstaltung erhalten Sie die Details zur Veranstaltung. Unter der Rubrik „Termine und Ort“ können Sie sich die einzelnen Termine der Veranstaltung anzeigen lassen. Durch Markieren und Löschen der einzelnen Termine, können Sie den Anfangstermin verschieben. 

Bei der Übernahme eines Serientermins ins übernächste Semester werden wieder alle einzelnen Termine dieser Serie der Veranstaltung zugeordnet. Sie können und sollten deshalb nicht benötigte einzelne Termine für andere Veranstaltungen freigeben, ohne dabei im übernächsten Semester auf einzelne Termine ihrer Veranstaltungsreihe verzichten zu müssen.
Für den Übertrag ins übernächste Semester muss bei der Veranstaltung mind. ein Termin der Serie vorhanden sein. 

Wenn diese Option mit ja beantwortet wurde, wird diese Veranstaltung mit regelmäßigen Terminen automatisch ins übernächste Semester übernommen. Die einmaligen Termine werden nur bei Veranstaltungen, die in der vorlesungsfreien Zeit stattfinden oder mit einem Anmeldeverfahren verknüpft sind, übernommen. Die Veranstaltungsdaten können Sie dann im nächsten Planungssemester korrigieren und bestätigen. Eine Funktion zur Übernahme von Veranstaltungen, die mehrere Semester zurückliegen, steht nicht zur Verfügung. 

Das Verfahren zum Tauschen zweier Räume/Veranstaltungen (LV 1, LV 2) mit KIS ist wie folgt:

Löschen der Termine (T1) bei LV 1 Termine T1 bei LV 2 eintragen.

Termine T2 aus LV 2 löschen Termine T2 in LV 1 eintragen.

Sofern Sie eine Veranstaltung (mit regelmäßigen Terminen) verlegen möchten, markieren Sie bitte unter der Rubrik Terminwunsch das Feld „Bitte Termin planen“ und geben im Textfeld Ihren Terminwunsch an. Der Fachstudienberater (Nutzerbezeichnung KIS) Ihres Fachbereichs erhält hierüber eine Nachricht und versucht die Veranstaltung zu verlegen. Bei erfolgter Verschiebung werden Sie hierüber automatisch per E-Mail informiert. 

In den Freitextfeldern der Veranstaltungsdaten, z.B. Inhalt, Literatur, Prüfung, usw. können eingeschränkt HTML-Formatierungsbefehle eingegeben werden. Beispiele zur Verwendung von HTML-Tags finden Sie im Handbuch für Dozenten.

Sie können eine Veranstaltung nur an eine Person übergeben, die in KIS als Dozent angelegt ist. Sollte die Person noch nicht angelegt sein, so wenden Sie sich bitte an den KIS-Beauftragten für Ihre Organisationseinheit um die notwendigen Einstellungen vornehmen zu lassen. Eine Veranstaltung übertragen Sie an einen anderen Dozenten, in dem Sie den Dozent über den Link "Dozent hinzufügen" über die Suchfunktion auswählen, zuordnen und anschließend sich selbst als Dozent aus der Veranstaltung löschen.
Achtung: Es muss zuerst die Zuordnung des neuen Dozenten durchgeführt werden, da Sie nach dem Löschen Ihrer Person keinen Zugriff mehr auf die Veranstaltung haben. 
 

Die Stundenplanfunktion ist in KIS-Office realisiert. Es besteht die Möglichkeit neben Veranstaltungsterminen aus dem KIS eigene Termine in einen persönlichen Terminkalender zu übernehmen und so einen individuellen Wochenstundenplan zu erstellen. Die Studierenden werden über Terminänderungen bei den eingetragenen Veranstaltungen per E-Mail informiert. 

Sobald Änderungen (Terminverschiebung, neuer Dozent) an Ihrer Veranstaltung vorgenommen werden, erhalten Sie hierüber eine kurze Mitteilung per E-Mail.  

Nein, die aktuellen Daten zu Vorlesungen und Terminen erhalten Sie nur noch im KIS.

Über die Exportfunktion können Sie sich Ihre Veranstaltungen aus dem KIS exportieren.

„Kursveranstaltung“ ist ein Veranstaltungsmerkmal, das die Änderung von Veranstaltungstitel und –art verbietet sowie die Möglichkeit der Anlage von regelmäßigen Terminen ausschaltet. Das Merkmal kann nur durch den Fachstudienberater gesetzt/entzogen werden und ist im Normalfall jeder Veranstaltung zugeordnet.

FAQ - Fachstudienberatende

Im KIS ist der Fachstudienberater mit den umfassendsten Rechten zur Veranstaltungsplanung und -organisation ausgestattet. Fachstudienberater sind verantwortlich für die komplette Veranstaltungsbuchung und die Zuweisung von Veranstaltungen zu den jeweiligen Studiengängen. Die Liste der Fachstudienberater finden Sie >>hier.

Eine Anleitung für den Nutzer "Fachstudienberater können Sie als PDF-Datei herunterladen.

In diesem Fall wenden Sie sich mit der Bitte um Klärung an kisadm[at]kis.uni-kl.de

 

Sollte das System für Speichervorgänge sehr lange Zeit benötigen oder sollte ein Anwendungsfehler angezeigt werden, so schreiben Sie bitte eine kurze E-Mail an kisadm[at]kis.uni-kl.de . Es wird sofort versucht, dass System wieder zu reaktivieren.

Zunächst bezeichnet „Dozent“ ein Personenmerkmal innerhalb vom KIS. Des Weiteren erhält jeder Dozent eine eigene Zugangsberechtigung, um Veranstaltungen im KIS anzulegen, zu editieren und Räume zu buchen. 

Sofern der zukünftige Dozent bereits im KIS als Person gespeichert ist (dies können Sie über die Suchfunktion herausfinden), genügt es, dass die ihm zugeordnete Organisationseinheit ihm im KIS das Merkmal „Dozent“ zuweist.

Sollte der zukünftige Dozent als Person noch nicht in KIS aufgeführt sein, kann die für ihn zuständige Organisationseinheit ihn als Person und Dozent neu anlegen.

In beiden Fällen schreiben Sie bitte danach eine E-Mail an kisadm(at)kis.uni-kl.de , damit die KIS-Administration den zukünftigen KIS-Dozenten die Rechte zuweisen und ihm seine Zugangsdaten übermitteln kann.

Die Bestätigung der Veranstaltung muss jedes Mal erfolgen, egal ob die Veranstaltung regelmäßig stattfindet oder nur einmalig ist. Beachten Sie bitte, dass unbestätigte Veranstaltungen im Internet für die Allgemeinheit nicht angezeigt werden und auch die Hörsaalbuchung nicht verbindlich ist. In der Planungsphase der Erstellung Vorlesungsverzeichnisses für ein Semester werden Hörsaalreservierungen unbestätigter Veranstaltungen zu einem angekündigten Termin in den zentralverwalteten Hörsälen gelöscht, so dass die Hörsäle für neue Veranstaltungen zur Verfügung stehen.

In der Änderungsmaske der Veranstaltungsdaten finden Sie unter der Rubrik „Übernahme“ die Option: „Veranstaltung für dieses Semester bestätigt“.

Im eingeloggten Zustand erhalten Sie die Liste der Ihnen zugewiesene Veranstaltungen. Durch Klicken auf eine Veranstaltung erhalten Sie die Details zur Veranstaltung. Unter der Rubrik „Termine und Ort“ können Sie sich die einzelnen Termine der Veranstaltung anzeigen lassen. Durch markieren und löschen, können Sie den Anfangstermin verschieben. Bei der Neuanlage eines Termins können Sie als Startoption einen Termin eingeben. 

Wenn diese Option mit ja beantwortet wurde, wird diese Veranstaltung mit regelmäßigen Terminen automatisch ins übernächste Semester übernommen. Die einmaligen Termine werden nur bei Veranstaltungen, die in der vorlesungsfreien Zeit stattfinden oder mit einem Anmeldeverfahren verknüpft sind, übernommen. Die Veranstaltungsdaten können Sie dann im nächsten Planungssemester korrigieren und bestätigen. Eine Funktion zur Übernahme von Veranstaltungen, die mehrere Semester zurückliegen, steht nicht zur Verfügung.

Bei der Übernahme eines Serientermins ins übernächste Semester werden wieder alle einzelnen Termine dieser Serie der Veranstaltung zugeordnet. Sie können deshalb nicht benötigte einzelne Termine für andere Veranstaltungen freigeben, ohne dabei im übernächsten Semester auf einzelne Termine ihrer Veranstaltungsreihe verzichten zu müssen.
Für den Übertrag ins übernächste Semester muss bei der Veranstaltung mind. ein Termin der Serie vorhanden sein.

Es gibt zwei Verfahren, um die Termine zweier Veranstaltungen (LV 1, LV 2) mit KIS zu tauschen:

a) Sie nutzen unter Termine und Ort die Funktion "Termine zu anderer Veranstaltung verschieben"
  Termine T1 von LV1 zu LV2 verschieben, danach Termine T2 von LV2 zu LV1 verschieben.

b) Sie löschen die Termine (T1) bei LV 1 und tragen Termine T1 bei LV2 ein.
  Danach löschen Sie die Termine T2 aus LV2 und tragen die Termine T2 in LV1 ein. 

 

Blocktermine sind wöchentlich wiederkehrende Einzeltermine, die auch außerhalb der Vorlesungszeit liegen können. Blocktermine werden wie Einzeltermine gebucht (Buchung von Einzelterminen). Hierzu gibt es allerdings keinen Terminassistenten. 

„Kursveranstaltung“ ist ein Veranstaltungsmerkmal, das den Dozenten die Änderung von Veranstaltungstitel und –art verbietet sowie ihnen die Möglichkeit der Anlage von regelmäßigen Terminen entzieht. Das Merkmal kann nur durch den Fachstudienberater gesetzt oder hinzugefügt werden und ist im Normalfall jeder Veranstaltung zugeordnet. 

Sobald Änderungen (Terminverschiebung, neuer Dozent) an Veranstaltungen Ihres Fachbereiches vorgenommen werden, erhalten Sie hierüber eine kurze Mitteilung per E-Mail.

Die Stundenplanfunktion ist in KIS-Office realisiert. Es besteht die Möglichkeit neben Veranstaltungsterminen aus KIS eigene Termine in einen persönlichen Terminkalender zu übernehmen und so einen individuellen Wochenstundenplan zu erstellen. Die Studierenden können sich über Terminänderungen bei den eingetragenen Veranstaltungen per E-Mail informieren lassen.

Nein, die aktuellen Daten zu Vorlesungen und Terminen erhalten Sie nur noch im KIS.

FAQ - Organisationseinheiten

- Neuanlage von Personen

- Zuweisen des Merkmals "Dozent"

- Änderung von Personendaten (außer Name und Nachname)

- Beschreibung einer OrgEinh

Unter diesem Link:  Handbuch Organisationseinheit

Sofern die Person bereits in KIS als Person gespeichert ist, genügt es in den Personenstammdaten den Haken bei „Dozent“ zu setzen.

In einem zweiten Schritt muss dem Dozenten noch die Zugangsberechtigung mitgeteilt werden. Dazu informieren Sie bitte die KIS-Administration per E-Mailkisadm[at]kis.uni-kl.de über den neuen Dozenten. Die KIS-Administration übermittelt dem Dozenten dann seine Zugangsdaten.

Sollte die Person noch nicht in KIS aufgeführt sein, können Sie die betreffende Person neu als Person sowie Dozent anlegen und die KIS-Administration per E-Mail informieren.

In diesem Fall wenden Sie sich mit der Bitte um Klärung an kisadm[at]kis.uni-kl.de

Namensänderung können nur von der KIS-Administration vorgenommen werden. Bitte schicken Sie eine E-Mail an kisadm(at)kis.uni-kl.de mit dem alten und neuen Namen der Organisationseinheit.

Namensänderungen, z.B. heiratsbedingt, können nur von der KIS-Administration vorgenommen werden. Bitte schicken Sie eine E-Mail an kisadm(at)kis.uni-kl.de mit dem alten und neuen Namen der Person.

Dies kann nur von der KIS-Administration vorgenommen werden. Bitte schicken Sie eine E-Mail mit der Kostenstelle (sofern vorhanden) an kisadm(at)kis.uni-kl.de.

In dem Textfeld „Beschreibung“ einer Organisationseinheit können eingeschränkt Formatierungsbefehle eingegeben werden. Beispiele hierzu finden Sie auch im Handbuch für Organisationseinheiten.

Dies kann nur von der KIS-Adminstration vorgenommen werden. Bitte schicken Sie eine E-Mail an kisadm(at)kis.uni-kl.de mit den benötigten Titeln.

FAQ - Login-Prozess

Der einmal in KIS hinterlegte RHRK-Account-Name im Personendatensatz kann nur von den KIS-Betreuerinnen (Frau Bläser und Frau Weber) über das Backend geändert werden.

Da die KIS-Zugänge durch den neuen Login-Prozess an einzelne Personen und ihre RHRK-Accounts geknüpft sind, ist die Generierung eines KIS-Zugangs, den mehrere Personen gemeinsam nutzen, nicht möglich. Beim Login-Versuch mit einem RHRK-Account-Namen eines Funktions-Accounts wird zukünftig eine Fehlermeldung erscheinen. Das ist – auch nach Rücksprache mit dem RHRK – insbesondere aus Gründen des Datenschutzes und der Nachverfolgung von Änderungen im System wichtig.

Sofern bspw. Hilfskräfte einen KIS-Zugang benötigen, um bestimmte Rollen innerhalb des KIS zu übernehmen, müssen sie also als Person mit eigenem Datensatz in KIS angelegt werden.

Es ist möglich in den Personendatensätzen den RHRK-Account-Namen des Studierenden-Accounts zu hinterlegen.

Ein existenter Funktions-Account, der von mehreren Personen gemeinsam genutzt wird, kann natürlich weiterhin für Kommunikationszwecke genutzt werden und im Bereich der Organisationseinheiten oder in den Kontaktdaten der einzelnen Personendatensätzen in KIS hinterlegt werden.

Anträge für RHRK-Accounts für externe Lehrbeauftragte können Geschäftsführer*innen, Professor*innen oder andere dazu berechtigte Personen im jeweiligen Bereich über den RHRK-Online-Antrag (https://accounts.rhrk.uni-kl.de/login) im Rechenzentrum beantragen. Eine Freischaltung des Accounts dauert nicht weniger als ein paar Stunden.

Alternativ können auch andere Mitarbeiter*innen der RPTU mit existentem RHRK-Account und KIS-Login, bspw. Sekretariate, Veranstaltungen externer Dozierender anlegen und verwalten. Wenn die Lehrbeauftragten als Personen in KIS angelegt sind und der Status „Dozent“ im Personendatensatz hinterlegt ist, können diese innerhalb der Veranstaltungen als Dozent*in hinzugefügt werden. Dazu benötigen Sie keinen eigenen KIS-Zugang über den RHRK-Account.

Falls Sie Organisationseinheiten verwalten, aber ihr Personendatensatz nicht in der jeweiligen Organisationseinheit aufgeführt ist können Sie sich an den Fachstudienberatenden des jeweiligen Bereiches wenden.

Falls es sich um folgende Organisationseinheiten und deren Unterebenen handelt, wenden Sie sich bitte an die KIS-Betreuung (kis@verw.uni-kl.de):

  • Alumni
  • Beauftragte/Fachkräfte
  • Forschung
  • Gremien
  • Hochschulleitung
  • Initiativ-/Hochschulgruppen
  • Personalrat/Gruppenvertretungen
  • Projekte/Sonstiges
  • Serviceeinrichtungen
  • Stiftungen/Vereine/Gesellschaften
  • Technologietransferstellen
  • Verwaltung
  • Zentrale Einrichtungen

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